Forsiden

Videomøter for små og mellomstore bedrifter

  • Alle som sitter på hjemmekontor har behov for å ha videomøter med kolleger og andre. De fleste starter med Skype som mange kjenner fra før og som er enkelt å sette opp, men det finnes bedre alternativer. 

Claude R. Olsen

 

Før vi lister opp noen aktuelle løsninger, tar vi med anbefalingene i nettvettt.nos råd til videomøter for små og mellomstore bedrifter

 

  • Bruk bare videofunksjonaliteten til kommunikasjonen og ikke chattefunksjonen. Den tekstbaserte delen av verktøyet skal ikke brukes til sensitiv kommunikasjon. Grunnen til dette er at denne kan bli liggende og dermed kan føre til at informasjon kommer på avveier. 

 

  • Faren for at uvedkommende får tilgang til personinformasjon og sensitiv virksomhetsinformasjon antas å ligge i at leverandøren bruker informasjon fra videosamtalene til analyse og markedsformål. Det vurderes til at det er liten risiko for at andre kan få tilgang til dette. Risikovurderingen er at konsekvensene av dette, er mindre enn verdien av å kunne gjennomføre møtet eller konsultasjonen. Dette dreier seg om små virksomheter og en begrenset tidsperiode.  

  

nettvett.no gjengir en liste over verktøy for videomøter som Advokatforeningen har laget. Den beskriver sikkerhetsmessige aspekter ved tjenestene, samt pris og annen informasjon. Advokatforeningens vurderinger er gyldig for de fleste små og mellomstore bedrifter, selv om de ikke skulle ha det samme behovet for konfidensialitet. 

  

Det ser ut til at disse fem løsningene er mest populære

Zoom 

Microsoft Teams (tidligere Skype for business)   

Google Hangout Meet  

Cisco Webex  

Skype 

  • Pass på sikkerheten på hjemmekontoret 

Sikker kommunikasjon, varslingsrutiner og kontroll over hvilken programvare som installeres på datamaskiner som tilhører arbeidsplassen, er noen stikkord.  Det fremgår av guiden nettvett.no har laget om hvordan arbeidsgiveren kan sørge for at de ansatte kan jobbe effektivt og trygt fra hjemmekontor.    

Blant punktene nettvett.no peker på er: 

  

  • Den som skal jobbe hjemmefra har tilstrekkelige ressurser til å jobbe effektivt. Han eller hun bør jobbe på en datamaskin som tilhører arbeidsplassen. Da unngår arbeidsgiver at private datamaskiner brukes for å jobbe hjemmefra. Private datamaskiner har ofte flere brukere, som kan gi et lavere sikkerhetsnivå. Det kan for eksempel føre til at  familiemedlemmer får tilgang til virksomhetens systemer eller enkeltdokumenter. 

 

  • Legg begrensninger på hvilke programmer arbeidstakeren kan installere på datamaskiner som tilhører arbeidsplassen. Tillat kun programvare som er nødvendig for å gjennomføre arbeidet, og unngå nedlasting og installasjon av uautorisert programvare. 

 

  • Ha klare rutiner for hvordan den enkelte skal koble seg til virksomhetens ressurser fra hjemmekontoret sitt. Sørg for sikker kommunikasjon gjennom bruk av VPN-løsninger, og etabler løsninger for totrinnsbekreftelse ved pålogging dersom dette ikke allerede er etablert. 

 

  • Alle som jobber på hjemmekontor får repetert virksomhetens varslingsrutiner og hendelseshåndtering. Det vil sikre at unormale hendelser blir varslet, og at alle varsler blir håndtert på best mulig måte. 

 

  • Gi alle en liste over de viktigste punktene i virksomhetens varslingsrutiner. Den bør som et minimum inneholde telefonnummer og e-post til sikkerhetsansvarlig og IKT-støttefunksjoner. 

   

KLIKK HER: Huskelister til arbeidsgiver og ansatt for å jobbe trygt hjemmefra